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第一章总则

第一条学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作是学校评估的重要内容之一。学校各部门、各单位都应当把档案工作列入重要的议事日程,加强领导。

第二条学校档案是指学校过去和现在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第四条学校实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”“四同步”。纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,做好存档工作。

第二章管理体制及基本任务

第五条学校档案工作在理事会、院委会的领导下,由一名校领导分管,并接受上级教育行政管理部门和国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条学校档案室由常务副校长领导。学校档案室主要职责:

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结;

(二)审定学校档案管理办法和重要的规章制度;

(三)研究决定、鉴定、销毁、划密、解密、归档等档案工作的重大事宜;

(四)检查、督促学校及部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况;

(五)对各部门档案工作进行检查、考核与评估。

第七条学校建立档案室,隶属校长办公室。由办公室主任领导,设专职档案工作人员1至3人。

第八条档案室是学校档案工作的职能管理部门,是向学校和社会提供利用档案的中心,也是对全校档案工作进行指导的业务管理机构。档案室对学校党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会和声像等档案实行集中统一管理。

第九条学校档案室的基本任务和职责:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全院档案工作;

(二)制订本院关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计、全院各类档案及有关资料;

(四)开展档案的开放和利用工作;

(五)参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务,举办各种形式的档案展览;

(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

(七)负责对全院专、兼职档案员进行业务培训;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育;

(九)完成学校领导交办的其他任务。

第十条学校档案工作实行统一领导。对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案,可根据需要设立档案分室。

第十一条学校各部、处、分院等部门须指定一位负责人分管本部门的档案工作。

第三章档案工作人员

第十二条学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备专业知识和一定的科学文化知识。

第十三条学校档案工作人员(包括专职档案工作人员和兼职人员)属档案专业技术人员,实行专业技术职务聘任制。

第十四条档案工作人员应保持相对稳定。

第四章经费、库房和设备

第十五条档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第十六条学校应为档案部门提供专用的,符合档案管理要求的档案库房。档案库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

第十七条根据工作需要,学校应有计划地为档案部门配置计算机、打印机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,逐步实现电子计算机管理与档案微缩化。

第五章文件材料的归档、移交和接收工作

第十八条各部门应建立和完善文件材料的形成、积累、整理、归档制度。将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理、基建和新校区建设、生产、重要仪器设备购置等活动,都有完整、准确、系统文件材料归档保存。

第十九条各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二十条各部门对科研成果、产品规划与设置、基建工程等进行鉴定,验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果,不予以经费结算。

第二十一条实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,按要求进行整理组卷,编写页号或件号,填写卷内目录、备考表、拟定案卷标题,注明密级和保管期限。

第二十二条归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰,符合规范和标准要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第二十三条各单位要认真做好平时的预立件(卷)工作。然后按学校档案归档方法进行整理并定期向综合档案室移交,各单位不得以任何借口拒绝移交。

第二十四条学校各类文件材料的归档范围依据《高等学校档案实体分类法》和我院档案工作实际,将档案归档范围分为十二类。

(一)党群类:主要内容包括党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委工作等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。

(二)行政类:主要内容包括行政综合、人事、监察、审计、武装保卫、总务、档案、图书、文博等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。

(三)教学类:主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(四)科研类:主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(五)产品生产类:主要内容包括学校设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料(在生产过程中形成的材料、样品和样品照片、录像等)。

(六)基本建设类:主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目管理活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(七)仪器设备类:主要内容包括属于学校固定资产的各种国产、进口的精密、贵重、稀缺的仪器设备(价值在五万元以上)在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

(八)出版物类:主要内容包括本院自行编辑出版的院报、学报、图书等具有保存价值的不同载体的文件材料。

(九)外事类:主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。

(十)财会类:主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。

(十一)实物类:主要包括在学校各项活动中形成的或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。

(十二)声像类:主要内容包括学校各项活动中形成的或者外部形成与本院有关的,有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

第二十五条归档时间要求

(一)学校各部门应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

(二)各教学部门和能按教学年度归档的部门应在次学年度寒假前将上一学年形成的文件材料归档。

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档。

(四)当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前向学校档案室移交。

(五)随时接收上级规定应接收的档案。

第二十六条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

第二十七条学校档案原则上由档案室永久保管,在国家需要时或学校所存部分档案列入国家档案馆接收范围时,应向国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

第二十八条学校的任何单位和个人,在其职务活动中形成的各种载体形式的文件材料都必须按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校对个人向档案室捐赠档案者,予以奖励。

第二十九条档案室要注意向国内外征集与本院有关的各种档案和资料。


第六章档案的管理和利用

第三十条全院的档案由档案室集中统一管理。

第三十一条档案室的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具,以便于利用。

第三十二条档案部门应注意档案的安全,做好档案保护工作,及时修补、修复残破档案。

第三十三条档案室应建立档案统计、检查制度,定期对档案件(案卷)数、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第三十四条档案室要定期做好档案鉴定工作,并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案,应征得有关部门的同意,并造具清册,报主管校长审批。销毁档案时,应指定专人监销,校保卫、保密部门要派人参加。

第三十五条档案室应会同有关部门定期进行档案密级审查,根据具体情况及时调整密级。

第三十六条档案室应积极、主动地开展档案利用工作,制定档案借阅制度,设立阅览室,为利用者提供方便。

第三十七条学校档案室按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。

第三十八条凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的并经办公室主任同意后,均可查阅利用档案。档案的查阅和复制一般应由档案室负责办理,并按规定合理收费。

第三十九条未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案;利用档案者,应按学校有关规定办理。



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